Los lenguajes documentales son siempre clasificaciones, es decir, léxicos organizados. A algunas de estas clasificaciones se les añade a veces una gramática artificial, un conjnto de reglas que rigen las combinaciones entre los términos de lléxico en función de relaciones sintácticas.

En estos lenguajes las diferencias entre relaciones sintagmáticas y paradigmáticas no son de naturaleza sino de empleo. Las relaciones paradigmáticas son relaciones de inclusión jerárquica.

Las relaciones que unen constitucionalmente los términos del léxico se llama paradigmáticas o analíticas; ésta es la parte correspondiente al a priori, a lo innato en los lenguajes documentales. Las relaciones que se atributen a los términos documentales (o "descriptores"), a la hora de analizar un documento, se llaman relaciones sintácticas o sintéticas.

Los lenguajes documentales, a diferencia de las lenguas naturales, son siempre escritos y de uso restringido, especializado. No necesitan que los enunciados tengan carácter oral y lineal.

Los lenguajes documentales no conocen las funciones contativas (imperativo), emotiva (interjección), fática (mensaje que sirve para establecer o interrumpir la comunicación) y poética que Jakobson reconoce en las lenguas. La función metalingüística aparece en algunos de ellos; pero la función omnipresente es la de referencia.